广西壹方慈善基金会行政管理制度

前言

为规范广西壹方慈善基金会行政管理事务，特修定本制度。本制度经理事会会讨论通过，并于2018年7 月1 日起执行。

1. 办公室行为规范

1. 1 目的

明确工作纪律及行为规范，遵守职业道德以及本会各项规章制度，确保良好有序的工作环境。

1. 2 原则

有章可依，有章必依，具体的事实依据，作为员工履职考评的参考指标之一。

1. 3 行为

1.3.1 值得推崇、赞赏的

1) 主动维护良好的办公环境秩序；

2) 保持个人办公桌面及周边办公环境干净整洁；

3) 团结、互助、尊重、信任、营造相互信赖的工作气氛；

4) 爱护公用设施、用具，如有损坏、故障，主动报告以作及时维护；

5) 对于有危害机构权益的事情，能及时通告或主动预防，避免机构的损失；

6) 资源善用、成本节约；

7) 具团队协作精神，主动承担本职工作以外的职责、任务。

8) 工作语言沟通亲切、诚意、谦虚；

9) 接待来访人员、客户热情、真诚；

10)接听工作电话，尽量在铃声响三声内接听，先说“您好！”

11)外出公务或休假，应设置个人邮箱自动回复外出提示，并交待同事代接听工作电话；

12)相互合作，当意见或主张不一致时，应理解相互的立场，积极寻求合作解决方案，面对面沟通，避免争执；

13)做到上传下达、信息畅通、各尽其职、履行工作职责；

14)对团队或上司形成的决策或指令要执行，有保留意见的，可及时反映以作调整，切勿消极应对，影响工作；

15)使用办公设施、用具后及时放回原位；

16)勿在非吸烟场所吸烟；

1.3.2 值得关注及避免的

1) 大声喧哗，影响他人正常工作；

2) 工作时间擅离工作岗位或进入与工作无关场所，影响工作；

3) 工作时间做与工作无关的事情:浏览、阅读与工作无关的网站、书刊报纸；

4) 因工作离开办公位时，未能事前向同事或上司交待工作事宜，保持工作的联络及衔接；

5) 因公外出办事未能保持与本会的正常工作联系；

6) 言行失检、态度傲慢、经劝导仍不服从工作分配或不配合工作；

7) 违反工作规例、使机构蒙受经济损失或造成安全事故；

8) 接洽员工、客户办理事宜不论是否对口，切勿说“不清楚”“不知道”，要认真倾听、快速反应，并为其提供准确联络人、电话，或及时准确转达信息；

9) 工作时间，不打非业务电话，接非业务电话时尽量缩短通话时间（尽量 5 分钟内），不影响工作；

2. 办公用品管理

2．1 发放

综合事务部为每一位新入职的员工在入职当天提供一套日常办公用品，个人电脑等，员工应妥善保管、爱护使用；

2．2 标准

综合事务部按日常常用、必要的办公用品类别，制定常规办公用品目录，由综合事务部遵照采购流程统一购入，以供各部门参照定期申请领用。

2．3 申领

各部门由本部门指定人员定期（如每月）汇集办公用品需求，向综合事务部申领，由其统一购入发放。

2．4 循环使用

遵循环保节约的原则，办公文具、用品选购可循环利用、补充耗材等的物件（如可替换笔芯的书写笔），员工应配合使用。

2．5 回收

员工离职时，应将指定需回收的办公用具、个人电脑等保持完好的使用状况，归还综合事务部处。

3. 办公电器管理

因业务需要的数码相机、投影仪、冰箱、微波炉、碎纸机等，属常用办公公用电器。

3．1 管理部门

综合事务部负责统筹管理，包括资源调配、申购、维修跟进等。

3．2 配置原则

3.2.1 依据实际业务需求及资源善用进行调配或选购，避免盲目或重复购买；

3.2.2 综合事务部有权对闲置电器进行调配或回收集中管理。

3．3 申购程序

3.3.1需求部门向综合事务部提交经本部门审批《办公电器申购表》；

3.3.2综合事务部依据该《办公电器申购表》，协调现有的资源在各部门间的调配利用，如无法满足实际需要，则依据请购流程购入；

3.3.3电器购入后，由综合事务部完成在册登记后送达需求部门。相关电器的《使用说明》均由所属部门保管，《保修卡》由综合事务部保管；

3．4 使用管理

3.4.1维修-电器如出现故障或损坏等，须立即通知综合事务部或行政人员跟进处理，由其联络维修商诊断后，与使用部门评估是否需进一步维修或报废。如因错误操作而导致电器损坏或因个人原因导致电器丢失，则由该员工承担该电器的维修或重购费用。

3.4.2报废-电器维修频率过高，且影响业务正常运作，建议报废重购；累计维修费用接近电器购入价的 80%或单次维修费用超出电器购入价的 50%，且已过保修期，建议报废重购。

3．5 盘点

综合事务部根据《办公电器汇总明细》，召集各部门每年盘点一次，以掌握实际使用情况。

3．6 报废处理

办公电器报废处理程序可参照机构固定资产报废处理程序。

4. 办公环保节能管理

4．1倡导

“地球只有一个”，为确保人类生存环境的可持续发展，降低耗能，共同为保护地球尽一份力，倡议：办公场所环保节能降耗，从每一位员工做起。

4．2节能降耗

4.2.1下班后关闭所有办公设备的电源，如电脑、复印机、打印机、饮水机、碎纸机等，减少待机能耗；合理利用设备的待机省电模式；

4.2.2办公室充分利用自然光照明，下班后关闭办公场所全部照明灯，杜绝“白昼灯”“长明灯”；

4.2.3会议室、接待室等在使用时才开启照明灯或空调，使用完毕后，及时关闭照明灯、空调及会议用设备；

4.2.4减少使用一次性餐具、文具、纸杯等；

4.2.5尽量使用电子文档和多媒体设备。

4.3无纸办公策略

4.3.1用电子备忘录和员工通讯录替代印刷版本；

4.3.2通过电脑发送和接收传真；

4.3.3重新利用单面打印过的纸张起草文件、做便签和内部备忘录。

4.4节能降耗

4.4.1发送壹方慈善会年度报告和其它材料的电子版；

4.4.2通过调整页面格式，尽可能实现双面打印；

4.4.3在必须打印文档时，通过调整字体、边距和间距是一张标准纸张上能容纳更多文本，删除文件末尾多余页，实现版面利用最大化。

4.5复印机和打印机

4.5.1减少纸张打印，纸张正反面、黑白打印/复印；

4.5.2将复印机和打印机设置为默认双面打印；

4.5.3使用单面的废纸打印非正式文稿；

4.5.4确保纸张保存在干燥环境以防止纸张破损影响打印效果；

4.5.5购买/租用新的打印和复印设备时，确保它具有双面印制功能。

4.5.6将打印机和复印机设置成不打印封面页。

5. 采购管理

5. 1 目的

采购应以合理价格，确保质量、交货期，采购所需的各类物品,并与供应商建立稳固、良好的合作关系,以期降低采购成本并满足各部门的需求。

5. 2 采购物品范围

5.2.1综合事务部采购范围为:办公用品、办公电器、消耗品、电脑及相关配件、外包服务、及机构相关部门指定购买的物品或外包服务；

5.2.2综合事务部负责联络所采购物品的售后服务。

5. 3 请购流程

5.3.1申购部门向综合事务部递交经部门负责人审批的方案或《采购申请表》 综合事务部根据其需求采购；

5.3.2请购申请表的撤消即由原请购部门通知综合事务部停止采购 ,由综合事务部在表单上注明取消原因。

5.4 采购方式

1）零星选择性采购.

凡技术性、专业性、特殊性的采购物品,用量少且需临时选择的紧急性采购,由请购部门提供物品供应渠道及性能检验甚至派员协同采购，综合事务部负责跟踪厂商交货及费用结算业务。

2）集中计划采购.

凡规格、性能具常规性，数量需求稳定的办公文具和消耗品等采购物品，采用集中计划采购,以利于稳定价格、安全库存.

5.5 询价、报价

综合事务部受理经审批同意采购的请购报告后,确认规格/型号并依据请购案件之缓急和交货期,如属经常性集中购入的消耗品则可选择合格供应商直接购入，价格以审核确认的为准。如属新类别物品购入的，总额价值2000元则需提供三家（含）以上供应商报价资料（特殊情况不能提供三家以上报价的，需进行说明并经审批人同意）；

5.6 验收入库

1) 由采购人员协同申购部门指定的收货人（或由其通知相关人员）进行验收,验收合格后验收人在送货单签收栏内签收;如有不合格物品则联络综合事务部、供应商一起协商处理事宜；

2) 凡在使用过程中发物品质量、数量等不符合订单要求，由请购部门通知综合事务部，由综合事务部联络供应商协商处理。

5.7 结算付款

1) 原则上采用银行转帐方式,在核实按质、按量、售后服务确保下完成交货程序下，按财务流程实施货款支付；

2）货款及时结算，综合事务部应于财务部规定时间内完成货款结算并与厂商维持良好的供需关系；

3）采购人员应保持不徇私、清廉,在业务上公正合理地执行；综合事务部建立各类物品、服务供应厂商信息库并定期更新。

6.固定资产管理

6．1固定资产类别

使用期限超过一年且单价在人民币2,000 元以上（含 2,000 元）的房屋、建筑物、机器、设备、用具、运输工具等。

6．2管理分工

6.2.1综合事务部为固定资产统筹管理部门，负责购置、安装、维护并建立编号、账册；

6.2.2财务部实施固定资产财务入账；

6.2.3使用部门及使用个人负责固定资产的日常管理及故障的报修。

6.3管理职责

6.3.1 随时掌握固定资产的使用状况;

6.3.2 负责监督、配合使用部门固定资产的使用和维护，确保资产完好、正常使用；

6.3.3 定期组织资产的清点，保证帐、卡、物相符；

6.3.4 实施资产的分类，统一编号，建立固定资产档案，资产标签，协同使用部门验收、并进行购置、维保、转移、报废等；

6.3.5 对违反固定资产管理制度，擅自赠送、变卖、拆除、破坏固定资产的行为，将追查责任，视情节给予处罚。

6.4使用部门职责

6.4.1固定资产使用部门负责本部门的资产管理，由指定员工跟踪资产使用、保管、维护事宜；

6.4.2按资产使用方法使用及日常维护，确保资产的完好及正常运作；

6.4.3固定资产的领用、转移、报废必须经综合管理部及秘书长批准，未经批准，不得擅自调动、报废，更不得自行外借和变卖。

6.5固定资产的购置、验收、领用

6.5.1因工作需要，部门购置固定资产须提前按采购流程报批，获得批准后，由综合事务部购置；

6.5.2固定资产购入后，由使用部门及综合事务部检查、验收。

6.6固定资产的调拨与转移

6.6.1固定资产未经综合管理部及秘书长批准批准，不得擅自调拔、转移、借出和出售;

6.6.2固定资产的调拨及转移，须向综合事务部递交《固定资产转移单》，经秘书长批准后即办理资产转移手续，同时由调出、调入部门的负责人及经办人签字后，可资产移交，同时报备综合事务部；

6.6.3未经综合管理部及秘书长批准批准，使用部门无权办理资产转移及处理，如有违规，将追究部门负责人及经办人的责任。

6．7资产丢失和损坏处理

固定资产丢失或被盗时，按如下程序：

6.7.1已投财产保险的

1) 固定资产使用者或保管者发现资产丢失或被盗时，立即向公安机关报案并通知其上司及综合事务部；

2) 综合事务部通知保险索赔并向秘书长作书面汇报；

3) 如保险公司不能全额赔付，其余额损失依据丢失或损坏的实际情况由丢失资产的员工按比例赔偿；

6.7.2未投财产保险的

1)固定资产使用者或保管者发现资产丢失或被盗时，立即向公安机关报案并通知其上司及综合事务部；

2)综合事务部向秘书长作书面汇报；

3)由此而造成的固定资产损失，依据丢失或损坏的实际情况，由丢失资产的员工按比例赔偿；

4)由于意外或不可抗力而造成固定资产受损、丢失，则酌情处理。

由于人为原因而造成固定资产受损，该固定资产的使用者或保管者应主动、及时向上司及综合事务部汇报，并进行赔偿；赔偿程序如下：

如被损坏的固定资产可以维修，其发生的维修费用由员工按一定比例承担；

如被损坏的固定资产已不能维修及使用时，其损失由员工按比例赔偿；

6．8固定资产的报废与封存

6.8.1固定资产的报废，须由使用部门提出申请，填写《资产报废申请单》，经秘书长批准复后，方可办理报废；综合事务部备案。

6.8.2凡符合下列条件可申请报废：

1) 超过使用年限，主要结构、配件陈旧，精度低劣、工作效率低，耗能高，而且不能改造利用的；

2) 破损或故障严重无法修复或继续使用存在安全隐患；

3) 因事故或其他自然灾害，使资产遭受损坏无修复价值；

4) 凡经批准报废的固定资产，管理部门与使用部门须及时作价处理，处理后的固定资产由管理部门办理注销手续，并将相关报废资料递交财务做相关账务处理；递交财务资料作为财务处理相关依据。

6．9固定资产的处理

处理方式

6.9.1拍卖；

6.9.2向第三方捐献

6.9.3自行销毁

6.9.4变卖

固定资产的处理需由使用部门提出，经综合事务部及财务部评估后，报秘书长批准后方可执行。

6．10固定资产清查

6.10.1为确保定资产的安全与完整，综合事务部对固定资产进行定期清查、盘点，以掌握固定资产的实有数量，查明有无丢失、毁损或未列入帐，保证账实相符；

6.10.2 固定资产每半年清查一次，遇有下列情况，应当对有关固定资产进行全部或部分的临时清查：

1) 直接经管固定资产的人员离职或调动；

2) 因机构、业务变动，办理财产交接；

3) 固定资产发生非正常损失事故；

4) 根据工作需要决定进行的临时抽查。

6.10.3根据固定资产清查的范围和任务，成立由综合事务部、财务部、使用部门等组成的资产核查小组；

1) 对固定资产进行清查以前 ，财务部门必须检查有关财产增减变动的凭证是否齐全，如有尚未入账的会计事项 ，应当及时入账，主动与综合事务部及使用部门核对各项固定资产的收、付记录，做到清查前的账目相符；

2) 固定资产管理人员在资产清查前 ，应将所管理的固定资产进行整理，对尚未验收入库或应调拨出库的固定资产 ，先完成入库及出库手续，避免发生重点、漏点；

3) 固定资产清查可采取逐项清点或抽查实物形式 ，包括查明固定资产的实有数与账面结存数是否相符，固定资产的保管 、使用、维修、报废和转让等情况是否正常等 。发现未入账的固定资产，应查明原因，及时入账。在清查中如发现毁损 ，应查明毁损的程度、原因和责任后，在清查表内加以注明 ，并提出处理意见；

4) 对固定资产清查后，根据清查的结果填制清查表单 。清查表单经过审核无误后，由参与清查的人员和管理财产的人员共同签名；

5) 清查表单由综合事务部留存一份，送交财务部门一份。

7. 合同管理

7．1总则

7.1.1凡以机构名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同；

7.1.2订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则；

7.1.3合同的范围包括：各类资助项目合同、外包服务合同、设计、采购、合作等方面的合同，不包括劳动合同；

7.1.4合同均应采用书面形式，有关的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分；

7.1.5综合事务部负责合同存档管理，及时整理相关合作协议、合同范本并监督各部门的规范利用。

7．2合同的签订

7.2.1 与合作方达成合作意向，经协商一致后，应订立协议、合同；

7.2.2 除机构法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方可对外订立书面协议、合同；

7.2.3 授权委托事宜由综合事务部管理，需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经机构法定代表人/授权代表签字并加盖公章后授权生效；

7.2.4 重要合同需递呈审批，合同流转按规定的流程经各业务部门、财务部门、法律顾问、综合事务部等审议，呈报秘书长审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效；

7.2.5 对外订立的合作协议、合同，原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章；

7.2.6 单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章；

7.2.7 合同盖章生效后，应交由综合事务部按进行编号、登记、归档；

7.2.8 合同文本我方至少应持两份，合同文本及复印件由业务部门、财务部、综合事务部等分别存档，其中原件由财务部门及综合事务部留存。

7.3合同的履行

7.3.1 合同依法订立后，即具有法律效力，应全面地履行；

7.3.2 业务部门和财务部应根据合同编号设立合同台帐，分别详细记录业务进展及资金收付款情况；

7.3.3 以合同履行中如遇履约困难或违约等情况应及时汇报并通知法律顾问以作对策。

7.4合同的变更和解除

7.4.1 变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部门、等相关职能部门及秘书长审核后方可通过；

7.4.2 我方变更或解除合同/协议的通知应采用书面形式，并按规定流程经审核后加盖公章或合同专用章方可；

7.4.3 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力；

7.4.4 合同变更后，合同编号不予改变。

7．5合同的保密

合同作为机构对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。

7．6合同的保管

原则上由综合事务部及财务部留存原件，合同所属部门保存复印件。

8．文档管理

8．1 类别

8.1.1外来文件：公文（指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要）、电报、传真等；

8.1.2内部文件：机构内部文件和对外业务文件。

8．2收文

8.2.1机构对外往来的文件，由综合事务部统一登记、收文；

8.2.2内部各部门内的文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。

8．3签发

8.3.1 以机构名义撰写的文件，按标准格式拟写后，统一由综合事务部盖章、登记签发。

8．4发文

8.4.1 外来文件由综合事务部登记收文后，根据业务性质分送各相关部门；内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。

9．印章管理

9．1 总则

机构法人代表授权由秘书处负责机构的印章管理，负责印章的保管和使用。

9．2保管

9.2.1机构各类印章由专人依职权保管；

9.2.2印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人；

9.2.3机构应建立印章管理表，专人领取和归还印章情况在表上予以记录；

9.2.4印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有机构印章，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。

9．3 印章的使用

9.3.1各部门人员需使用印章时，须按要求填写《印章使用申请》，将其与所需盖章的文件一并逐级上报审核；

9.3.2经审核批准后，由各职能印章保管者加盖印章；

9.3.3印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章；

9.3.4在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回；

9.3.5财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序；

9.3.6用印后该《印章使用申请》作为用印凭据由印章保管人留存；

9.3.7印章原则上不携带外出，确因业务需要将印章带出使用的，应事先填写《印章使用申请》，说明事项，经秘书长批准后由两人以上共同携带使用；

9.3.8公章的使用决定权归秘书长，其他各印章的使用决定权由秘书长根据实际业务需要进行授权。

9．4印章的保管

9.4.1印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向综合事务部报告；

9.4.2必须严格依照本办法规定程序使用印章。

10．差旅管理

10．1 定义

离开南宁市区范围，因业务需要外出公干一天或以上。

10．2 申请程序

10.2.1 出差前，须提前向部门负责人提出申请，填写《出差申请表》，注明出差时间、地点、事由、费用预算等，经上级领导批准后方可出差；

10.2.2 出差人员可凭批准后的《出差申请表》，按相关规定预借差旅费用；

10.2.3 出差返回后，应在一周内填写《费用报销单》，附上完整、正规的发票单据及《差旅报告》并遵循相关程序审批报销；

10. 3 差旅费用标准及注意事项

10.3.1住宿及餐费标准

住宿标准：3星级或以下经济型酒店。因公出差住宿，应本着节约从简的原则，两人以上同时出差，同性别的应两人同住，住宿费报销，报销标准为不超过180元/房/天。

餐费标准：100元/天 。出发以发车时间为准，14点前（含）出发算1天，14点后出发算半天；返程12点前（含）到站算半天，12点后到站算1天。

10.3.2   因公出差如因客观情况高于200元/房/天时，需事先获得秘书长书面批准，否则由个人承担超出部分。

10.3.3注意事项

1) 员工出差尽可能利用经济便利的公共交通工具，费用据实报销，员工如需使用包车，应报上司批准，说明理由；报销时，须注明事由、起始时间和地点；

2）员工出差期间，因故无法取得交通发票的，需提交支出的证明材料及收款人联系方式，交通费用可增加至差旅费用发放。

3) 所有预支的差旅费应在出差返回后 5 个工作日内结清，前款不清，后款不借；

4) 凡到外地参加会议、商务洽谈、培训等，费用参照出差标准。若会务费中包含食宿费用的，不作重复报销；

11. 附则

11.1 本制度自2018年7月1日起实施。

11.2 本制度解释权归壹方慈善会。