广西壹方慈善基金会项目管理制度

1   前言

为规范广西壹方慈善基金会（以下简称“壹方慈善会”）项目管理，确保壹方慈善会项目工作的效率及一致性，提高项目质量，更好地实现壹方慈善会的使命和战略，根据《中华人民共和国捐赠法》、《基金会管理条例》，结合壹方慈善会的实际情况，制定本制度。

2   项目管理结构

2.1壹方慈善会的项目管理分为三年发展目标纲要、关注领域、具体项目三个层面。

2.2三年发展目标及关注领域是由理事会根据机构的愿景及使命决议通过后发布实施。

2.3三年发展目标纲要是依据壹方慈善会的愿景和使命而制定的一系列规范活动，帮助壹方慈善会做出根本性的决定，反映壹方慈善会的工作目标，是项目管理的基本依据。

2.4壹方慈善会目前专注壹方守护、壹方天使、壹方展翅三大公益领域。为具体项目的设计和实施提供直接依据。

2.5具体项目：是指有具体目标的一系列相互关联的活动。具体项目从属于公益领域，按照项目周期管理规定进行管理。具体项目的设计和管理应当：

2.5.1有助于壹方慈善会战略目标的实现，与工作策略保持一致，并围绕公益计划展开；

2.5.2使用逻辑框架方法进行设计；每一个活动都产生清晰的产出和可持续的效果，具有创新性和倡导的空间，并有利于传播。

2.6项目管理常规流程可按周期分为几个阶段： 3.   立项流程

3.1项目来源

项目来源分为：自发的项目、公开招募的项目、公益组织自荐的项目

3.1.1自发的项目

这里指的是慈善会根据年度预算、或有定向捐赠方的需要，发起某一特定意向的项目。立项流程如下：

3.1.1.1 由项目部根据项目意向进行需求调查；

3.1.1.2   项目部向秘书处提交需求调查报告，秘书处根据报告及项目选择标准决定是否立项；

3.1.1.3 如确定项目立项，由项目部编写项目建议书、项目预算（预算须经财务部审核计算无误），并建议执行项目的公益合作伙伴，提交秘书处，秘书处根据权限额度，批准立项实施或呈报理事会审批，或取得定向捐赠方的书面同意方可实施。

3.1.2公开招募的项目

项目招募信息通过慈善会公众平台发出。项目招募信息公告原则上不少于15天，特殊紧急项目根据需要可做相应的调整；

3.1.2.2符合申请条件的公益机构根据项目招募要求，递交项目建议书和预算（建议书及预算要求详见项目建议书模版和预算模版）

3.1.2.3   项目建议书及预算由慈善会项目部初审合格（初审：机构资质、申请材料齐全、项目符合招标要求等）后提交秘书处，秘书处根据项目评审标准，组织项目部、财务部评审项目，并上报理事会审批。通过理事会批准的评审结果在慈善会公众平台进行公示，公示期不少于5个工作日。

3.1.3公益组织自荐的项目

     非项目招募期，壹方慈善会欢迎公益组织自荐优秀项目，自荐的最佳方式是按壹方慈善会的项目建议书和项目预算模板格式填写项目的相关情况。立项流程如下：

3.1.3.1项目初审

项目部负责对项目进行初审，初审内容主要包括：

申请项目是否在慈善会关注的公益领域范围内；

项目是否有利于慈善会发展，且项目符合慈善会项目选择标准；

应有相同或类似项目执行的成功经验；

申请机构是否已合法注册。

3.1.3.2 财务预算审核

财务部负责审核申请的项目预算，并向秘书处建议是否有预算支持该项目。

3.1.3.3   秘书处根据财务部的建议，如已有预算支持，秘书处根据权限额度，批准立项实施或呈报理事会审批；如无预算，秘书处决定是否为该项目筹集资金，资金筹集成功方可后实施。

3.2   项目选择标准

慈善会项目立项主要考虑因素包括：

3.2.1项目的迫切性

3.2.2项目设计的逻辑合理性

3.2.3项目质量的保证情况

3.2.4项目的创新性

3.2.5项目的可持续性及影响力

3.2.6项目的周期一般不超过3年

3.3   公益合作伙伴选择标准

3.3.1机构合法注册；

3.3.2执行力较强，过往与壹方有过良好合作关系更佳；

3.3.3 3年内操作过同类或类似项目；

3.3.4诚信度高，行业内无失信记录；

3.3.5有完善的管理制度和管理架构。

3.4   第三方评审

慈善会项目立项时，如出现特殊情况，包括并不仅限于：项目重大，可行性无法判断，项目风险无法评估等等，可引入专家帮助评审项目。

4.项目启动

经过审批实施的项目，壹方慈善会将并与合作伙伴签订《项目资助协议》，协议附件包括《项目计划书》、《项目预算》。项目协议书一式三份，由财务部和项目部各执一份正本，合作机构留存一份正本。

协议生效后，合作伙伴按照《项目资助协议》及附件的约定实施和管理项目，合理使用资金，并按时向壹方慈善会提交报告。

5.项目拨款

5.1   壹方慈善会按《项目资助协议》和项目实际进展情况，分批(一般是按季度)向受资助机构拨付项目资金。一般情况下，应当根据项目资金规模和合作机构规模，保留项目预算总额的5%-20%作为质量保证金，在项目结束后，由壹方慈善会验收合格后方可予以支付。

5.2   壹方慈善会项目负责人按照《项目资助协议》约定的拨款时间，在符合拨款条件的前提下，填写付款申请单并跟踪付款流程。

5.3   合作机构有责任在汇款到账后的 20 个工作日内提供合规合法票据给壹方慈善会，壹方慈善会项目负责人有责任督促票据按时提交给壹方慈善会财务部。

5.4   项目合作机构应按照协议的有关规定，落实配套资金及其他配套条件，并严格执行项目资金预算。

6. 项目实施管理（项目执行、监测、调整）

6.1    项目执行

6.1.1合作机构根据壹方慈善会审批的项目计划书和预算实施项目。实施过程中相关活动方案和预算，应有实施机构内部的书面审批程序，方能执行项目活动。活动的方案及预算应事先书面告知壹方慈善会，壹方慈善会可根据情况提出相关的建议。活动执行后，合作机构需在活动开展结束后一个月内完成活动报告内部存档。壹方慈善会有权利在实地督导项目时查阅活动方案、活动预算及活动报告。

6.1.2合作机构须要专人负责项目，定期向壹方慈善会汇报沟通项目进展。在项目实施过程中，合作机构项目负责人须在机构官方网络平台上及时更新，并发送项目即时的短讯、活动照片给壹方慈善会。

6.1.3 项目实施过程中，合作机构每三个月对其自身项目进展状况进行总结，并提交项目进展报告给壹方慈善会。

6.1.4 《项目进展报告》是拨付下一阶段项目资金的依据之一，有以下情况的，将暂停拨付项目资金，直至报告获得通过:

6.1.4.1未按时提交项目进展报告

6.1.4.2进展报告相关信息未完成

6.1.4.3项目进度严重滞后，没有提出改进建议

6.1.4.4项目进展严重滞后，没有提出项目调整申请

6.1.4.5无法合理说明项目受助资金用途

6.2项目监测

项目批准后，由合作机构负责执行和实施的项目，由合作机构和壹方慈善会共同进行项目监测。

6.2.1 合作机构的项目监测职责：合作机构在项目执行过程中需全程对于项目进行监测，并做好项目活动文档的记录，以确保项目开展过程资金合理使用、目标人群从中受益、项目进度合乎项目计划书的要求。

6.2.2壹方慈善会的项目监测职责：壹方慈善会项目相关负责人将定期对合作机构执行的项目进行监测，监测形式包括定期与合作机构的电话访谈、定期走访合作机构与合作伙伴沟通、查阅相关项目文档、现场参与项目活动、以及从合作伙伴提交的报告中发现问题等。在监测过程中发现的问题，壹方慈善会项目相关负责人需提出相关建议，并与合作机构负责人协商改进措施。壹方慈善会项目负责人每三个月应提交一次项目监测报告，作为项目非首次拨款的凭据之一。

6.3项目调整

项目实施过程中，影响项目的相关因素发生重大变化，如社会环境、自然环境、政策调整等客观因素或合作机构本身发生重大调整，为保证项目目标的实现，可以对项目活动和预算进行修改，但应符合以下基本程序和原则：

6.3.1预算调整过程中，不得将原计划中用于项目活动的预算变更为项目管理费、人员补贴、餐费、交通费或购置机构固定资产。

6.3.2 在资助项目总预算不变的前提下，如项目预算发生变更在同一项目活动类别中（按项目预算总的活动类别），预算变更不超过原预算 10% 或500 元人民币 （采取就低原则）由合作机构自行调整变更，无需向壹方慈善会申报，变更须有实施机构内部的书面审批程序，壹方慈善会有权利在实地督导项目时查阅。如同一项目活动类别中，预算变更超过原预算 10%或500元人民币，合作机构须提前 10 个工作日向壹方慈善会提出书面申请，经壹方慈善会书面审核批准后方可调整变更。如果是壹方慈善会直管的项目，所有项目变更遵照壹方慈善会的审批流程。

6.3.3 如项目时间发生变更，时间延长 3~6 个月，由项目部门负责人建议是否中止项目或批准变更，当时间延长 6个月以上的，由秘书长决定是否中止项目或批准变更。

7   项目评估

7.1壹方慈善会资助的项目，都应当进行终期评估。

7.2项目实施结束后一个月内，合作机构应当提交《项目总结报告》给壹方慈善会项目部，壹方项目部、财务部审核后递交秘书处。

7.3壹方项目部、财务部在收到合作伙伴的《项目总结报告》后，将对合作伙伴做实地的项目评估。必要时，可引入第三方评估和审计。评估的内容主要包括项目目标和产出的完成情况、项目的社会影响及机构资金使用情况和项目管理成效等。

7.4项目的最终评估结果将作为项目结算及该合作机构下一次申报项目资格审查或者形成新的项目的重要依据。

8项目档案管理

8.1项目实行统一编号，原则上以项目为单位进行管理，即一个项目立一份档案来进行管理。

8.2 项目档案应包括：项目资助协议、项目计划书、项目预算、项目报告、活动方案、活动报告、活动照片、项目媒体报道以及项目服务中的原始资料、合作伙伴证照复印件（加盖公章）等。

8.3 除常规工作外的每次活动，合作机构需在活动执行完成后一个月内完成报告机构内部存档，壹方慈善会有权利督导项目时查阅报告。

8.4 项目实施期内，合作机构每三个月向壹方慈善会项目部提交《项目进展报告》。报告格式参考《项目进展报告模版》，进度报告将会作为下一期拨款的重要支持文件之一。

9 项目冠名及宣传相关事宜

9.1 壹方慈善会资助的所有项目，项目名称格式统一为“壹方+项目名称”或“壹方子基金名称+项目名称”。

9.2 项目在对外宣传过程中，合作机构均应主动明确表明壹方慈善会作为项目资助方的信息，壹方慈善会在进行自身宣传过程中，有权表明作为项目资助方的地位，并有权使用项目相关的名称、标识、方案、形象、内容等与项目有关的信息，但不涉及受助人隐私。

10 项目非正常中止处理

10.1 如果出现以下情况，壹方慈善会将考虑单方面中止项目的执行：

10.1.1合作机构未能根据按照项目计划书实施项目的；

10.1.2合作机构未根据项目计划书、资金使用计划或预算，违规或违约使用资金的；

10.1.3合作机构项目未按期完成，或项目计划未征得壹方慈善会同意擅自发生重大变更的；

10.1.4合作机构获得其他方对项目的资助而不告知壹方慈善会的；

10.1.5合作机构未能如期向壹方慈善会递交报告；

10.1.6合作机构提交虚假内容的项目报告；

10.1.7合作机构提交虚假内容的财务报告；

10.1.8合作机构拒绝配合财务审计；

10.1.9合作机构项目活动质量异常低下，在壹方慈善会组织的检查、审计中暴露了项目的重大问题的；

10.1.10合作机构未能提供配套资金或人力资源；

10.1.11其他使项目不能实施的外在因素。

10.2如壹方慈善会项目负责人在对项目进度及资金使用方面认为有重大问题，将与合作机构协商进行调整，如效果依然不佳，壹方慈善会有权改变预算资金的金额或者用途，缓拨或停拨下期的项目资助款。

10.3对合作机构在申报、管理和实施过程中，存在弄虚作假、截留、挪用、挤占项目资金等违反国家法规或本规定的行为视为违约，壹方慈善会将依据协议的有关条款撤销或中止项目合同，并根据情况采取停止拨款、追回项目资金及使用项目资金购置的所有资产等措施，情况严重者将追究刑事责任。

11 附则

11.1本制度自2018年7月1日正式执行。

11.2本制度解释权归壹方慈善会。

11.3本制度每三年须进行回顾，全体员工参与讨论更新。